La importancia del cumplimiento de los empleados para la conservación de documentos

Empresas de todo el mundo han sufrido de una gran cantidad de documentos. Esta abundancia también parece estar aumentando en lugar de disminuir, ya que sus tasas de crecimiento en el número de documentos digitales de 20 a 60% por año no es inusual. Además del crecimiento en el número de documentos, también hay un crecimiento en el número de formatos en los que los documentos se almacenan. El crecimiento en el volumen de documentos y la cantidad de diferentes formatos de lata para los negocios varios inconvenientes, como los gastos adicionales, de rendimiento. Una política de retención de documentos eficaz es necesario para frenar la política de retención de documentos costo pero efectivo no es posible sin el cumplimiento de los empleados. Este artículo analiza la importancia del cumplimiento de los empleados de una política de retención de documentos eficaz y dar algunas oportunidades para aumentar el cumplimiento de los empleados con las políticas de retención de documentos.

Documentos, retención de documentos y el cumplimiento de los empleados

Como se ha mencionado en la introducción, el crecimiento se encarga de tanto el número de documentos y el número de formatos en los que los documentos se almacenan para una variedad de desventajas, tales como el costo adicional. Además, un crecimiento en el número de documentos, y el plomo a los diferentes formatos de información no pudieron ser localizados. Para las empresas, este último puede significar, por ejemplo, los juicios perdidos por impresionar a información que podría quizás todavía recuperables de acuerdo con las pautas legales se deben .Beleid respecto a la retención de documentos de Empresa puede proporcionar buenos tiradores al crecimiento en el número de documentos y número principales formatos en la dirección correcta y evitar los problemas descritos. Una definición del término documento es la siguiente:
"Un documento es una colección de datos en su conjunto se registra y / o presenta al usuario."
Una definición de la retención de documentos se da por la empresa Kroll Ontrack:
"La preservación de documentos y copias impresas de datos incluyendo y documentos electrónicos, bases de datos y correos electrónicos, que son creados, enviados y recibidos en el curso normal de una organización ?? s de los negocios."
Una buena política de retención de documentos puede para las empresas varios beneficios, incluyendo la reducción de costes, puede plantear. Esencial para generar tales beneficios es que los empleados también cumplen con la política de retención de documentos emitidos; la voluntad de los trabajadores para cumplir a menudo se llama el cumplimiento de los empleados con la política.
En este artículo veremos los efectos de cumplimiento de los empleados con la política de retención de documentos y herramientas prácticas para las organizaciones para lograr un mayor nivel de cumplimiento de los empleados.

Los orígenes de la retención de documentos

Existe la retención del documento a un mayor o menor medida, ya lo ?? n 4500 años; los primeros archivos de documentos encontramos el samaritano piedra grabado de datos fiscales desde 2500 antes de Cristo. Desde entonces el almacenamiento de datos en los documentos y archivos ha despegado. Al ver la historia hay varias altas y bajas de retención de documentos, tales como las interminables archivos del Ministerio para la Seguridad del Estado en la antigua RDA. En esta larga historia, retención de documentos, aunque una palabra probablemente no se utiliza en los ricos Samaritano, siempre ha sido importante, en mayor o menor medida. Hoy vemos la influencia de la era digital, la influencia del documento el tiempo de retención aumentan en gran medida; escándalos tales como la pérdida de los rollos de película en un pleito en torno Srebrenica o la destrucción de los documentos durante el juicio de Enron aseguran que una política de retención de documentos eficaz es esencial para las empresas y otras organizaciones.

La importancia de la conservación de documentos

Si bien se espera que, después de casos de alto perfil, tales como que rodean a la destrucción de documentos en Enron, o la incapacidad para encontrar documentos en varios otros asuntos, todavía no tiene ninguna política de negocios alrededor de retención de documentos. Debido a la falta de una política de retención de documentos puede ser que la aplicación de la retención de documentos y por lo tanto no puede crear los efectos descritos. Un estudio de 2007 encontró que más de una cuarta parte de todas las empresas encuestadas no tener una política de retención de documentos; Otro estudio de 2007 encontró que más de un tercio de las organizaciones encuestadas diversos documentos electrónicos no registrados en la política de retención de documentos. La ausencia de este tipo de políticas puede tener varias consecuencias, entre ellas:
  • La pérdida de documentos esenciales;
  • Destrucción de documentos por el final de la obligación legal de conservar;
  • Vulnerabilidad legal;
  • Costos legales más altos;
  • La pérdida de clientes por acceso lento o inseguros a los datos.

Esta lista indica que una política de retención de documentos eficaz hoy en día es casi prescindible. Además de la eliminación de las desventajas de la falta de una política eficaz de conservación de documentos, la introducción de una política de este tipo también lleva consigo una serie de ventajas:
  • Los honorarios legales y sanciones pueden reducir;
  • La eficiencia de la empresa se incrementa;
  • El costo de almacenamiento de documentos se reducen al mínimo;
  • Ayuda a contrarrestar el potencial de corrupción;
  • Le ayuda en la identificación de los documentos que necesitan más protección o control.

Si los pros y los contras de tener en marcha una política de retención de documentos para ser pesados ​​contra la otra, parece que tener una política de este tipo es una necesidad; Riesgo ?? s como la pérdida potencial de clientes, mayores costos, menor eficiencia que sería posible, y reducir los costos legales potenciales para muchos actores es razón suficiente para desarrollar una política de este tipo.

Cumplimiento del Empleado

A pesar de que es la retención de contar con un documento de política importante para las empresas, en última instancia, son los empleados quienes deben cumplir con la misma. Si los trabajadores no implementan la política, la política desarrollada no tiene el poder de traer estos beneficios de esta política en la práctica. El efecto de un bajo nivel de cumplimiento de los empleados en la aplicación de la política en materia de política de retención de documentos es que difícilmente implementado. En la práctica, teniendo las desventajas de la falta de una política de retención de documentos antes mencionados ocurrir en mayor o menor medida.

El aumento de cumplimiento de los empleados con las políticas de retención de documentos

Diversos estudios presentado una serie de opciones para aumentar el cumplimiento de los empleados. Estas diferentes posibilidades se recogen en la siguiente tabla:
  • Un curso / formación de los trabajadores en el campo de la conservación de documentos, que incluyen los empleados se hace consciente de los efectos de los documentos en la corte;
  • Directrices establecen sobre la creación de documentos y los límites impuestos por una función de control fuerte también vigilan y castigan los violan;
  • Por un empleado del departamento, además de sus funciones normales, las responsabilidades para el cumplimiento de las políticas de retención de documentos en el departamento;
  • La puesta en práctica de la retención de documentos para el empleado lo más fácil posible, por ejemplo, él sólo para dejar que nada arrastrar una carpeta en la que luego el resto de la política se implementa de forma automática;
  • Como muchas oportunidades para los empleados a los documentos mismos, en sus propios medios de comunicación, la evitación tienda;
  • Efectuar auditorías específicas y la retroalimentación de los mismos;
  • Una última responsabilidad claramente demostrable con la responsabilidad de toda la política de retención de documentos con suficientes recursos como el personal y el presupuesto.

La lista de posibles medidas para mejorar el cumplimiento de los empleados no es exhaustiva, pero se limita a las medidas que se encuentran en la literatura. Para las empresas, sin embargo, es necesario tomar medidas de ninguna manera, sin tomar medidas, el empleado porque el cumplimiento no será suficiente para el desempeño de retención de documentos eficaz.
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